Anleitung PDF

Immer mehr Unternehmen fragen sich, ob sie ihren Maschinen oder Produkten eine Anleitung auch in digitaler Form, beispielsweise als PDF-Datei, beilegen dürfen. Das ist nicht ungewöhnlich. Häufig stellt sich diese Frage aufgrund eines Dilemmas in der Praxis. Im Zuge der Internationalisierung müssen Anleitungen nämlich in immer mehr Sprachen erscheinen. Das bedeutet, dass Anleitungen dicker und dicker werden und manchmal nicht einmal mehr in die Verpackung passen. Bei Elektronikartikeln für Verbraucher passiert dies recht häufig. In der Regel sind es jedoch Kostengründe, die dazu führen, dass sich viele Unternehmen für eine Online- oder PDF-Anleitung zu ihrem Produkt entscheiden. Die Transportkosten sind erheblich geringer, aber auch die Papier- und Druckkosten sind Geschichte, wenn Unternehmen eine PDF- oder Online-Anleitung nutzen.


Mehrere Vorteile 

Neben diesen Vorteilen bietet diese Form der Anleitung noch zahlreiche weitere Vorteile.

Einfache Aktualisierung

Zahlreiche Produkte, die wir täglich benutzen, besitzen eine Software. Zudem gibt es immer mehr Produkte in Form einer Kombination aus einem physischen Produkt und einem Webdienst (auch Web Enabled Product-Service Networks (Meta Products) genannt). iTunes in Kombination mit einem iPhone ist ein bekanntes Beispiel dafür. Solche Konfigurationen kennzeichnen sich häufig dadurch, dass den Benutzern regelmäßig ein Update zur Verfügung gestellt wird. Bei einem Update muss auch die Anleitung angepasst werden. Es ist einfacher, eine PDF- oder Online-Anleitung anzupassen als eine Papierausgabe.

Entspricht dem Zeitgeist

Wir lesen immer mehr auf dem Bildschirm statt in Büchern. Wir greifen täglich viel häufiger zu unserem Tablet oder Smartphone als zu einem Dokument in Papierform. Durch Bereitstellung einer PDF-Anleitung kann ein Unternehmen zeigen, dass es mit der Zeit geht und im Hier und Jetzt angekommen ist. Dadurch gibt sich das Unternehmen ein modernes Image.

Verbesserung der Konkurrenzfähigkeit

Wie oben bereits angegeben, führt eine Online-Anleitung zu einer Kostenersparnis. Dies gilt sowohl für die Transport- als auch die Papier- und Druckkosten. Geringere Kosten bedeuten eine Verbesserung der Konkurrenzfähigkeit.

Besser für die Umwelt

Im Rahmen der sozialen Verantwortung von Unternehmen ist es gut, weniger Papier zu verbrauchen. Die Reduzierung des Papierverbrauchs ist besser für die Umwelt. Bei den oft sehr umfangreichen Anleitungen führt eine Verringerung des Papierverbrauchs zu einem erheblich geringeren CO2-Ausstoß. Aber auch bei kleineren Anleitungen gilt natürlich: Jeder kleine Schritt zählt.

Noch weitere Vorteile:

  • Es lässt sich auf einfache Weise bestätigen und nachweisen, dass Dokumente eingegangen sind.
  • Die Bestätigung, dass der Endbenutzer die Anleitung auch verstanden hat, ist ebenfalls auf einfache Weise möglich.
  • Der Benutzer kann auf einfache Weise bestätigen, dass er die Dokumente verstanden hat.
  • Anleitungen werden ‚handlicher‘.
  • Es kann registriert werden, welche Informationen wie häufig abgerufen werden.
  • Mehrere Personen können dasselbe Dokument gleichzeitig abrufen.
  • Informationen in der Anleitung lassen sich einfacher finden (zum Beispiel durch Strg+f).

Eine PDF- oder Online-Anleitung kann jedoch auch mit einigen Nachteilen verbunden sein. Dazu gehören:

  • Sie könnte gegen die Richtlinie verstoßen.
  • Sie setzt voraus, dass der Benutzer Zugang zu einem Computer und/oder Internet hat.
  • Was passiert, wenn der Server offline ist? Konkret: Ist der Server immer erreichbar? Dies ist ein Unsicherheitsfaktor.

Online-/PDF-Anleitung und das geltende Recht

Was das geltende Recht zu Online- oder PDF-Anleitungen regelt, wird nach einigen Recherchen in den Richtlinien deutlich. Die Produktsicherheit ist der wichtigste Grund dafür, dass europaweit Richtlinien aufgestellt wurden. Die EU-Mitgliedstaaten müssen diese Richtlinien in ihr jeweiliges nationales Recht umsetzen. Die Richtlinien enthälten noch keine eindeutige Aussage zu der Frage, ob Southwest Windpower die Anleitung auch in elektronischer Form bereitstellen darf. Zur Beantwortung dieser Frage müssen wir einen Blick in die Leitfäden zu den Richtlinien werfen. Diese Leitfäden werden auch von den EU-Entscheidungsträgern verfasst und können als Anleitung zur Auslegung der Richtlinien angesehen werden. Gemäß den Leitfäden ist die reine Übermittlung einer Online- oder digitalen Anleitung also nicht zulässig.

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